di Christophe Vallois
21 ottobre 2026
6 min di lettura
Modernizzare la fiduciaria restando su Winbiz
Automatizzate registrazione e archiviazione restando sul vostro software contabile: Winbiz resta il vostro strumento, Ketl pensa al resto.
Metri cubi di raccoglitori che erodono i vostri locali. Una casella di posta che trabocca di scansioni e documenti inviati dai clienti. E, ogni mese, le stesse ore passate a ribattere a mano le fatture in Winbiz. Se questo quotidiano vi è familiare, avete probabilmente già pensato di «modernizzare». E probabilmente avete anche esitato, perché modernizzare, per molti, significa sostituire tutto, reimparare tutto, rischiare tutto.
Buona notizia: si tratta di altro.
La vera leva si trova attorno al vostro software contabile
Winbiz fa molto bene ciò per cui è stato progettato. La sfida di una fiduciaria sta da sempre in tutto ciò che circonda il software contabile: raccogliere i documenti, archiviarli, ritrovarli, poi reinserirne manualmente il contenuto. A questo si aggiunge l'onere del monitoraggio e della definizione delle priorità.
Cambiare sistema contabile per risolvere questo problema si rivela spesso una falsa buona idea. Una migrazione richiede mesi. I vostri collaboratori e i vostri clienti devono reimparare le abitudini, i processi si bloccano durante l'adattamento e, per tutto questo periodo, l'efficienza cala. In una fiduciaria, il costo principale è il tempo, il vostro e quello dei vostri team: è il vostro vero fattore limitante. Ogni ora passata a imparare un nuovo strumento, o a correggere gli intoppi di una migrazione, è un'ora priva di valore per i vostri clienti.
La vera leva sta altrove: mantenere ciò che funziona ed eliminare i compiti a basso valore che circondano la contabilità.
È esattamente il ragionamento seguito da una fiduciaria con cui ci siamo confrontati di recente. Ha condotto la sua modernizzazione per tappe, con gradualità. Per prima cosa ha migrato tutti i suoi dati su Microsoft 365, per disporre di una base solida e di dossier clienti ben organizzati su SharePoint. Con questo fondamento in posto, affronta oggi la tappa che porta davvero valore aggiunto: automatizzare il trattamento dei documenti e la registrazione in Winbiz. Un approccio pragmatico e sequenziale, in cui ogni tappa consolida la precedente.
L'approccio di Ketl: un'intelligenza che si adatta alla vostra struttura
Ketl si inserisce esattamente in questa logica. Invece di imporvi una nuova organizzazione, Ketl si adatta alla vostra. È uno strato intelligente che si appoggia al vostro ambiente esistente: i vostri dati restano da voi, su SharePoint o su un'archiviazione sovrana compatibile, e Winbiz resta il vostro software contabile. Tutto resta al suo posto: la migrazione forzata e il reimparare tutto diventano superflui.
Soprattutto, Ketl impara la vostra struttura nel tempo: il vostro archivio, il vostro piano dei conti, le vostre abitudini di lavoro. Più documenti elabora, più diventa preciso. La modernizzazione procede per gradi anziché in un colpo solo e si installa in modo fluido.
Un avvio in tre fasi
In concreto, introdurre Ketl nella vostra fiduciaria richiede tre fasi:
- Copia dei vostri dati su SharePoint (o su un'archiviazione sovrana compatibile). Mantenete il controllo dei vostri dati, là dove si trovano già.
- Validazione da parte di Ketl dell'albero delle vostre cartelle. Ketl abbraccia la vostra organizzazione delle cartelle anziché imporne una nuova. Ketl propone gratuitamente configurazioni standard, che potete far adattare in caso di esigenze particolari.
- Importazione dei vostri clienti dal CRM Winbiz. Ketl conosce così i vostri clienti fin dall'inizio, con un impegno IT minimo.
In poche fasi ben definite, Ketl è operativo, mentre la vostra attività prosegue.
L'impatto nella vita quotidiana
Una volta attivo, Ketl trasforma la parte più dispendiosa del vostro lavoro.
Raccoglie e organizza automaticamente i file e le e-mail ricevuti dai vostri clienti: ogni scansione e ogni allegato viene archiviato al posto giusto, nel dossier cliente giusto. Lo smistamento manuale scompare, i documenti smarriti anche e, in più, la carta può finalmente tornare al cliente una volta digitalizzata.
Poi arriva la fase che fa davvero risparmiare tempo: la registrazione in Winbiz. Ketl estrae i dati delle fatture e ve li restituisce sotto forma di un semplice file Excel, pronto per l'importazione in Winbiz (su richiesta è possibile un connettore API, per spingersi ancora oltre). Ribattere ogni registrazione a mano diventa superfluo.
E poiché circa il 95 % delle registrazioni di una fiduciaria è legato a fatture, Ketl fa un passo in più: individua automaticamente il conto di imputazione al momento dell'importazione. In altre parole, offre più di semplici dati grezzi: prepara la registrazione. È proprio qui che si concentra il risparmio di tempo.
Questo fondamento ben organizzato apre inoltre altre possibilità, come mettere a disposizione dei vostri clienti i documenti che li riguardano, un tema che approfondiremo in un prossimo articolo.
Il risultato: meno fatica, più valore
In conclusione, il beneficio si riassume facilmente. I metri cubi di carta tornano ai vostri clienti una volta digitalizzati. Le ore di reinserimento scompaiono. I vostri dossier sono aggiornati e correttamente archiviati. E il vostro tempo, la vostra risorsa più preziosa, si sposta dove conta davvero: la consulenza e la relazione con il cliente.
Il tutto con lo stesso software contabile e le stesse abitudini dei vostri team.
FAQ
Devo cambiare software contabile per usare Ketl?
Winbiz resta il vostro software contabile. Ketl si installa sopra Winbiz e lo completa. Le vostre abitudini di registrazione e il vostro piano dei conti restano invariati.
Dove si trovano i miei dati durante il processo?
Nel vostro ambiente SharePoint o in un'archiviazione sovrana compatibile a vostra scelta. I vostri documenti restano nel vostro ambiente.
Quanto tempo richiede l'avvio?
Il processo si articola in tre fasi definite (copia dei dati, validazione dell'albero delle cartelle, importazione dei clienti da Winbiz), mentre l'attività prosegue e con un impegno IT minimo.
Ketl può anche automatizzare l'importazione diretta in Winbiz?
Per impostazione predefinita, Ketl restituisce i dati estratti sotto forma di file Excel pronto per l'importazione. Un connettore API è disponibile su richiesta per automatizzare ulteriormente questa fase.
Ne parliamo?
Utilizzate già Winbiz e SharePoint? Allora l'essenziale è già in posto. Resta solo da aggiungere lo strato che elimina la fatica. Confrontiamoci sulla vostra organizzazione attuale e vediamo insieme che cosa Ketl può automatizzare per voi.