Moderniser votre fiduciaire sans quitter Winbiz

Automatisez la saisie comptable et le classement documentaire sans changer de logiciel. Winbiz reste votre outil, Ketl s'occupe du reste.

Des mètres cubes de classeurs qui grignotent vos locaux. Une boîte mail qui déborde de scans et de pièces envoyées par les clients. Et, chaque mois, les mêmes heures passées à retaper à la main des factures dans Winbiz. Si ce quotidien vous parle, vous avez sans doute déjà pensé à « moderniser ». Et vous avez sans doute aussi hésité, parce que moderniser, dans l'esprit de beaucoup, veut dire tout remplacer, tout réapprendre, tout risquer.

Bonne nouvelle : il s'agit d'autre chose.

Le vrai levier n'est pas votre logiciel de comptabilité

Winbiz fait très bien ce pour quoi il est conçu. Le problème d'une fiduciaire n'a jamais vraiment été son logiciel de comptabilité, mais tout ce qui gravite autour : collecter les documents, les classer, les retrouver, puis ressaisir manuellement leur contenu. Sans compter la charge du suivi et de la priorisation des tâches.

Changer de système comptable pour régler ce problème est souvent une fausse bonne idée. Une migration prend des mois. Vos collaborateurs et vos clients doivent réapprendre leurs réflexes, vos processus se figent le temps de l'adaptation, et pendant toute cette période votre efficacité baisse. Or, dans une fiduciaire, le coût principal n'est pas le logiciel : c'est le temps, le vôtre et celui de vos équipes. C'est votre véritable facteur limitant. Chaque heure passée à apprendre un nouvel outil, ou à corriger les à-coups d'une migration, est une heure qui ne produit aucune valeur pour vos clients.

Le vrai levier est ailleurs : non pas remplacer ce qui fonctionne, mais supprimer les tâches à faible valeur qui entourent votre comptabilité.

C'est exactement le raisonnement qu'a suivi une fiduciaire avec laquelle nous avons récemment échangé. Sa modernisation, elle l'a menée par étapes, sans grand bouleversement. D'abord, elle a migré l'ensemble de ses données sur Microsoft 365 pour disposer d'une base saine et de dossiers clients bien organisés sur SharePoint. Ce socle une fois en place, elle s'attaque aujourd'hui à l'étape qui apporte réellement de la valeur ajoutée : automatiser le traitement des documents et la saisie dans Winbiz. Une approche pragmatique et séquentielle, où chaque étape consolide la précédente.

L'approche Ketl : une intelligence qui s'adapte à votre structure

Ketl s'inscrit précisément dans cette logique. Plutôt que de vous imposer une nouvelle organisation, Ketl s'adapte à la vôtre. C'est une couche intelligente qui vient se poser sur votre environnement existant : vos données restent chez vous, sur SharePoint ou sur un stockage souverain compatible, et Winbiz reste votre logiciel comptable. Rien à migrer de force, rien à désapprendre.

Et surtout, Ketl apprend votre structure au fil du temps : votre classement, votre plan comptable, vos habitudes de travail. Plus il traite vos documents, plus il devient précis. La modernisation ne se fait pas d'un bloc, elle s'installe progressivement, sans rupture.

Schéma : un document scanné, tenu par le curseur Ketl, arrive dans le dossier Factures de Dupont SA, dans l'arborescence SharePoint existante.

Une mise en place en trois étapes

Concrètement, faire entrer Ketl dans votre fiduciaire tient en trois étapes :

Copie de vos données sur SharePoint (ou un stockage souverain compatible). Vous gardez la maîtrise de vos données, là où elles se trouvent déjà.
Validation de votre arborescence de classement par Ketl. Ketl épouse votre organisation de dossiers plutôt que d'en imposer une nouvelle. Ketl propose gratuitement des configurations standards que vous pouvez faire ajuster si vous avez des exigences particulières.
Import de vos clients depuis le CRM Winbiz. Ketl connaît ainsi vos clients dès le départ, sans projet IT complexe ni coûteux à mettre en place.

En quelques étapes cadrées, Ketl est opérationnel, sans interruption de votre activité.

L'impact au quotidien

Une fois en place, Ketl transforme la partie la plus chronophage de votre travail.

Il collecte et organise automatiquement les fichiers et les emails reçus de vos clients : chaque scan, chaque pièce jointe est classé au bon endroit, dans le bon dossier client. Le tri manuel disparaît, les documents égarés aussi, et, à la clé, le papier peut enfin repartir chez le client une fois numérisé.

Puis vient l'étape qui fait vraiment gagner du temps : la saisie dans Winbiz. Ketl extrait les données des factures et vous les restitue sous la forme d'un simple fichier Excel, prêt à importer dans Winbiz (un connecteur API est possible sur demande, pour aller encore plus loin). Plus besoin de retaper chaque écriture à la main.

Et parce que près de 95 % des écritures d'une fiduciaire sont liées à des factures, Ketl va un cran plus loin : il identifie automatiquement le compte d'imputation au moment de l'import. Autrement dit, il ne se contente pas de vous livrer des données brutes, il prépare l'écriture. C'est précisément là que se concentre le gain de temps.

Schéma : une facture à gauche et un tableau Excel à droite, où Ketl a inscrit le compte d'imputation 6500, signalé « compte détecté ».

Ce socle bien organisé ouvre par ailleurs d'autres possibilités, comme mettre à disposition de vos clients les documents qui les concernent, un sujet que nous détaillerons dans un prochain article.

Le résultat : moins de corvée, plus de valeur

En bout de course, le bénéfice est simple à résumer. Les mètres cubes de papier repartent chez vos clients une fois numérisés. Les heures de ressaisie disparaissent. Vos dossiers restent toujours à jour et correctement classés. Et votre temps, votre ressource la plus précieuse, se reporte là où il compte vraiment : le conseil et la relation client.

Le tout sans avoir changé de logiciel de comptabilité, ni bouleversé les habitudes de vos équipes.

FAQ

Faut-il changer de logiciel comptable pour utiliser Ketl ?

Non. Ketl s'installe au-dessus de Winbiz, sans le remplacer. Vos habitudes de saisie et votre plan comptable restent inchangés.

Où sont stockées mes données pendant le processus ?

Sur votre propre environnement SharePoint, ou un stockage souverain compatible que vous choisissez. Ketl ne déplace pas vos documents vers une infrastructure tierce.

Combien de temps prend la mise en place ?

Le processus tient en trois étapes cadrées (copie des données, validation de l'arborescence, import des clients depuis Winbiz), sans interruption de votre activité ni projet IT complexe.

Ketl peut-il aussi automatiser l'import direct dans Winbiz ?

Par défaut, Ketl restitue les données extraites sous forme de fichier Excel prêt à importer. Un connecteur API est disponible sur demande pour automatiser cette étape plus loin.

Et si on en parlait ?

Vous utilisez déjà Winbiz et SharePoint ? Alors l'essentiel est déjà en place. Il ne reste qu'à ajouter la couche qui supprime la corvée. Échangeons sur votre organisation actuelle et voyons ensemble ce que Ketl peut automatiser pour vous.

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