Comptabilité et fiduciaires

De la réception des pièces à l’archivage des dossiers, une organisation maîtrisée.

Les cabinets comptables et fiduciaires dépendent d'une gestion documentaire rigoureuse.

Chaque client, chaque exercice et chaque obligation réglementaire génèrent un volume important de factures, relevés bancaires, déclarations et pièces justificatives.En l’absence d’un système structuré, l’information se disperse entre courriels, espaces partagés et archives physiques.

Entièrement intégré à Microsoft 365.Ketl structure et sécurise votre gestion documentaire en classant, nommant et archivant automatiquement chaque document dans votre environnement Microsoft 365.

Classement assisté par IA par client et par exercice

Cette innovation permet de réduire significativement le temps consacré au classement, représentant plusieurs dizaines d’heures économisées chaque mois pour un cabinet fiduciaire.

1Lorsqu’un document est reçu par courriel, Ketl l’analyse à l’aide de son moteur d'IA documentaire intégré.

2Les noms de clients, références, dates et autres informations pertinentes sont automatiquement identifiés.

nom_clientCarlos

exercice2024

type_documentFacture

3Qu’il s’agisse d’une facture, d’un bulletin de salaire ou d’une déclaration fiscale, l’IA détermine l’emplacement approprié.

Classer dansOneDrive/Carlos/2024/Facture

Le classement assisté par IA de Ketl réduit le risque d’erreur humaine et garantit un archivage conforme en un seul clic.

Retour sur investissementEn réduisant le temps consacré au classement manuel, à la recherche de documents et au suivi client, Ketl permet aux cabinets fiduciaires de traiter des volumes accrus avec les mêmes ressources.Moins de temps administratif signifie davantage de disponibilité pour le conseil, un travail moins pénible et une maîtise des coûts opérationnels.

Avant KetlDocuments dispersés entre courriels et répertoires.Classement manuel par les collaborateursNommage hétérogène entre clients et exercicesTemps important consacré à la recherche de pièces comptablesPréparation des audits nécessitant une reconstitution manuelle de l’historique

Après KetlClassement assisté par IA et archivage structuré dans Microsoft 365Arborescence normalisée par client, exercice, période et type de documentRecherche instantanée sur l’ensemble des documentsWorkflows de validation et suivi des tâches intégrésTraces d’audit complètes accessible à tout momentPréparation d’audit simplifiée et sécurisée

Moins de charge administrative, des délais maîtrisés et une conformité renforcée.

Bénéfices clés pour les fiduciaires

Grâce à la recherche intelligente, les collaborateurs retrouvent tout document à partir de mots-clés, de numéros ou de données extraites, par exemple « Déclaration TVA T3 Client ABC ».

La technologie OCR rend les documents scannés entièrement consultables.

Les demandes des clients ou d'auditeurs peuvent ainsi être traitées dans des délais considérablement réduits.

Indicateurs chiffrés

Estimations prudentes adaptées aux comptables et fiduciaires.

Impact type pour un cabinet fiduciaire de taille moyenne

1 à 3 minutes économisées par document grâce au classement intelligent

10 à 30 heures économisées par mois et par équipe sur le classement uniquement

Un gain de productivité total constaté de 15% à 30% par employé

Ce que cela permet

Traitement de volumes documentaires plus élevés sans augmentation des effectifs

Réduction des délais de réponse aux demandes des clients et des auditeurs

Diminution des tâches répétitives à faible valeur ajoutée

Entrez dans une nouvelle ère de gestion documentairePlanifiez une démonstration personnalisée.