von Christophe Vallois
21. Oktober 2026
5 Min. Lesezeit
Treuhandbüro modernisieren und bei Winbiz bleiben
Erfassung und Ablage automatisieren und bei Ihrer Buchhaltungssoftware bleiben: Winbiz bleibt Ihr Werkzeug, Ketl übernimmt den Rest.
Kubikmeter von Ordnern, die Ihre Räume füllen. Ein Posteingang, der von Scans und Belegen Ihrer Kunden überquillt. Und jeden Monat dieselben Stunden, in denen Rechnungen von Hand in Winbiz nachgetippt werden. Wenn Ihnen dieser Alltag bekannt vorkommt, haben Sie vermutlich schon ans «Modernisieren» gedacht. Und vermutlich haben Sie auch gezögert, denn Modernisieren bedeutet für viele: alles ersetzen, alles neu lernen, alles riskieren.
Gute Nachricht: Es geht um etwas anderes.
Der wahre Hebel liegt rund um Ihre Buchhaltungssoftware
Winbiz erfüllt genau den Zweck, für den es entwickelt wurde. Die Herausforderung eines Treuhandbüros liegt seit jeher bei allem, was die Buchhaltungssoftware umgibt: Dokumente einsammeln, ablegen, wiederfinden und ihren Inhalt anschliessend von Hand erfassen. Dazu kommt der Aufwand für Nachverfolgung und Priorisierung der Aufgaben.
Die Buchhaltungssoftware zu wechseln, um dieses Problem zu lösen, erweist sich oft als scheinbar gute Idee. Eine Migration dauert Monate. Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden müssen ihre Routinen neu lernen, Ihre Abläufe stehen während der Umstellung still, und in dieser ganzen Zeit sinkt Ihre Effizienz. In einem Treuhandbüro entsteht der grösste Kostenblock durch Zeit, Ihre eigene und die Ihrer Teams. Sie ist Ihr eigentlicher Engpass. Jede Stunde, die in das Erlernen eines neuen Tools oder in die Korrektur von Umstellungsproblemen fliesst, bleibt für Ihre Kunden wertlos.
Der wahre Hebel liegt woanders: Bewährtes beibehalten und die Aufgaben mit geringem Mehrwert rund um Ihre Buchhaltung streichen.
Genau so ist ein Treuhandbüro vorgegangen, mit dem wir uns kürzlich ausgetauscht haben. Es hat seine Modernisierung schrittweise und in ruhigem Tempo gestaltet. Zuerst hat es sämtliche Daten auf Microsoft 365 migriert, um eine saubere Basis und gut organisierte Kundendossiers in SharePoint zu haben. Steht dieses Fundament, nimmt es sich nun den Schritt vor, der echten Mehrwert bringt: die Dokumentenverarbeitung und die Erfassung in Winbiz zu automatisieren. Ein pragmatisches, sequenzielles Vorgehen, bei dem jeder Schritt den vorherigen festigt.
Der Ansatz von Ketl: eine Intelligenz, die sich Ihrer Struktur anpasst
Ketl folgt genau dieser Logik. Statt Ihnen eine neue Organisation aufzuzwingen, passt sich Ketl Ihrer eigenen an. Ketl ist eine intelligente Schicht, die sich auf Ihre bestehende Umgebung legt: Ihre Daten bleiben bei Ihnen, in SharePoint oder in einem kompatiblen souveränen Speicher, und Winbiz bleibt Ihre Buchhaltungssoftware. Alles bleibt an seinem Platz: Eine Migration unter Zwang entfällt, Umlernen ebenfalls.
Vor allem lernt Ketl Ihre Struktur mit der Zeit kennen: Ihre Ablage, Ihren Kontenplan, Ihre Arbeitsgewohnheiten. Je mehr Dokumente Ketl verarbeitet, desto präziser wird es. Die Modernisierung entsteht schrittweise statt in einem Zug und verläuft nahtlos.
Einführung in drei Schritten
Konkret führen Sie Ketl in Ihrem Treuhandbüro in drei Schritten ein:
- Kopie Ihrer Daten nach SharePoint (oder in einen kompatiblen souveränen Speicher). Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten, dort, wo sie bereits liegen.
- Validierung Ihrer Ablagestruktur durch Ketl. Ketl übernimmt Ihre Ordnerorganisation, statt eine neue vorzugeben. Ketl bietet kostenlos Standardkonfigurationen an, die Sie bei besonderen Anforderungen anpassen lassen können.
- Import Ihrer Kunden aus dem Winbiz-CRM. So kennt Ketl Ihre Kunden von Anfang an, mit minimalem IT-Aufwand.
In wenigen klar abgegrenzten Schritten ist Ketl einsatzbereit, bei laufendem Betrieb.
Die Wirkung im Alltag
Ist Ketl im Einsatz, verändert es den zeitaufwendigsten Teil Ihrer Arbeit.
Es sammelt und ordnet die Dateien und E-Mails Ihrer Kunden automatisch: Jeder Scan und jeder Anhang wird am richtigen Ort im richtigen Kundendossier abgelegt. Das manuelle Sortieren entfällt, verlegte Dokumente ebenfalls, und das Papier kann nach der Digitalisierung endlich zum Kunden zurück.
Dann folgt der Schritt, der wirklich Zeit spart: die Erfassung in Winbiz. Ketl liest die Daten der Rechnungen aus und liefert sie Ihnen als einfache Excel-Datei, bereit für den Import in Winbiz (auf Anfrage ist eine API-Anbindung möglich, um noch weiterzugehen). Jede Buchung von Hand nachzutippen entfällt.
Und weil rund 95 % der Buchungen eines Treuhandbüros mit Rechnungen zusammenhängen, geht Ketl einen Schritt weiter: Es erkennt beim Import automatisch das Buchungskonto. Mit anderen Worten: Ketl liefert Ihnen mehr als Rohdaten, es bereitet die Buchung vor. Genau hier liegt der Zeitgewinn.
Dieses gut organisierte Fundament eröffnet weitere Möglichkeiten, etwa Ihren Kunden die sie betreffenden Dokumente zur Verfügung zu stellen, ein Thema, das wir in einem kommenden Artikel vertiefen.
Das Ergebnis: weniger Fronarbeit, mehr Mehrwert
Am Ende lässt sich der Nutzen einfach zusammenfassen. Die Kubikmeter Papier gehen nach der Digitalisierung zurück an Ihre Kunden. Die Stunden der Nacherfassung verschwinden. Ihre Dossiers sind aktuell und korrekt abgelegt. Und Ihre Zeit, Ihre wertvollste Ressource, fliesst dorthin, wo sie wirklich zählt: in die Beratung und die Kundenbeziehung.
Das alles bei unveränderter Buchhaltungssoftware und unveränderten Gewohnheiten Ihrer Teams.
FAQ
Muss ich die Buchhaltungssoftware wechseln, um Ketl zu nutzen?
Winbiz bleibt Ihre Buchhaltungssoftware. Ketl setzt darauf auf und ergänzt es. Ihre Erfassungsgewohnheiten und Ihr Kontenplan bleiben unverändert.
Wo liegen meine Daten während des Prozesses?
In Ihrer eigenen SharePoint-Umgebung oder in einem kompatiblen souveränen Speicher Ihrer Wahl. Ihre Dokumente verbleiben in Ihrer Umgebung.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Prozess besteht aus drei klar abgegrenzten Schritten (Kopie der Daten, Validierung der Ordnerstruktur, Import der Kunden aus Winbiz), bei laufendem Betrieb und mit minimalem IT-Aufwand.
Kann Ketl den Import in Winbiz auch direkt automatisieren?
Standardmässig liefert Ketl die ausgelesenen Daten als importbereite Excel-Datei. Eine API-Anbindung ist auf Anfrage verfügbar, um diesen Schritt weiter zu automatisieren.
Sprechen wir darüber?
Nutzen Sie bereits Winbiz und SharePoint? Dann ist das Wesentliche schon vorhanden. Es fehlt nur noch die Schicht, die die Fronarbeit erledigt. Tauschen wir uns über Ihre aktuelle Organisation aus und sehen wir gemeinsam, was Ketl für Sie automatisieren kann.