SharePoint, kDrive oder Nextcloud: Welche Lösung für die Datenspeicherung in der Schweiz?

Zusammenfassung

SharePoint dominiert bei Integration und Zuverlässigkeit, setzt Ihre Daten aber dem US-amerikanischen Cloud Act aus. Für Schweizer Treuhänder, Anwälte und Ärzte ist das ein reales Risiko. kDrive bietet eine souveräne Alternative zu wettbewerbsfähigem Preis, mit einer noch ausbaufähigen Synchronisation. Nextcloud garantiert vollständige Souveränität, erfordert aber technische Kompetenz und echte interne Überzeugung. Eine universelle Lösung gibt es nicht: Die richtige Wahl hängt von Ihrem rechtlichen Risikoprofil, Ihren IT-Ressourcen und Ihrer Toleranz gegenüber Komplexität ab.

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Einleitung

Dateien in der Cloud zu speichern erscheint harmlos, bis der Tag kommt, an dem Ihr Kunde fragt, wo seine Daten gehostet werden und nach welchem Recht. Für eine Anwaltskanzlei in Zürich, ein Treuhandbüro in Basel oder eine Arztpraxis in Bern ist die Frage nicht trivial: Das Schweizer Berufsgeheimnis stellt konkrete Anforderungen an die Vertraulichkeit anvertrauter Daten.

Seit 2021 verwenden und testen wir SharePoint Online, kDrive von Infomaniak und Nextcloud im Rahmen von Digitalisierungsprojekten mit KMU und regulierten Berufen in der Schweiz. Wir teilen in diesem Artikel, was uns mehrere Jahre Erfahrung und Kundenfeedback gelehrt haben.

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Rechtlicher Rahmen: DSGVO, revDSG und Schweizer Berufsgeheimnis

Vor dem Vergleich der Lösungen ist es wichtig, sich den rechtlichen Rahmen bewusst zu machen, dem Ihre Tätigkeit unterliegt.

DSGVO und revDSG: zwei komplementäre Regelwerke

Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG), in Kraft seit September 2023, orientiert sich weitgehend an der europäischen DSGVO. Es verpflichtet insbesondere zu:

• Einer Datenbearbeitung auf einer rechtmäßigen Grundlage
• Einer klaren Information der betroffenen Personen
• Der Möglichkeit zur Ausübung von Rechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung)
• Geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen (einschließlich der Wahl des Hosting-Anbieters)

Ein in der Schweiz gehosteter Cloud-Dienst erfüllt das revDSG nicht automatisch, wenn der Betreiber einer ausländischen Gesetzgebung unterliegt, die die Offenlegung von Daten ohne vorherige Benachrichtigung erzwingen kann.

Der US-amerikanische Cloud Act: eine konkrete Bedrohung

Der Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act (CLOUD Act), 2018 in den USA verabschiedet, ermächtigt US-Behörden, von einem Cloud-Anbieter unter US-Gerichtsbarkeit die Herausgabe von Daten zu verlangen, die überall auf der Welt gespeichert sind, einschließlich der Schweiz, ohne dass das betroffene Unternehmen oder seine Kunden notwendigerweise informiert werden.

Microsoft, Google, Amazon: alle unterliegen diesem Gesetz. Konkret bedeutet das: Selbst wenn Ihre SharePoint-Daten physisch in einem Rechenzentrum in Zürich liegen, könnte Microsoft rechtmäßig gezwungen werden, sie an US-Behörden zu übermitteln. (Quelle)

Für ein gewöhnliches Unternehmen kann das Risiko abstrakt wirken. Für einen Anwalt, Arzt oder Notar handelt es sich um eine potenzielle Verletzung des Berufsgeheimnisses mit strafrechtlichen Konsequenzen nach Schweizer Recht (Art. 321 StGB).

Das Schweizer Berufsgeheimnis: eine verstärkte Sorgfaltspflicht

Das Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB für Anwälte, Ärzte, Geistliche; Art. 47 BankG für Banker) verbietet die Nutzung der Cloud nicht. Es verpflichtet jedoch zur Wahl von Lösungen, die im vernünftigen Maße die Vertraulichkeit anvertrauter Informationen gewährleisten. Ein Anbieter, der dem US-Cloud Act unterliegt, erfüllt diese Anforderung für Daten, die einem starken Berufsgeheimnis unterliegen, nicht.

Reicht Hosting in der Schweiz? Die meisten Anbieter betonen das Schweizer Hosting als Compliance-Argument. Das ist notwendig, aber nicht ausreichend. Die rechtliche Nationalität des Betreibers und das auf seinen Sitz anwendbare Recht sind ebenso wichtig wie der physische Standort des Servers.

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SharePoint Online: die Referenz, aber unter US-amerikanischer Gerichtsbarkeit

In der Praxis bestätigte Stärken

SharePoint Online ist die Lösung, die wir seit 2021 in verschiedenen Kontexten einsetzen. Die Zuverlässigkeit ist real. Ausfälle sind selten und kurz. Es ist anzumerken, dass einige Kunden dennoch stärker von Synchronisationsproblemen betroffen scheinen als andere, ohne dass wir dies erklären können.

Die Integration mit Teams, Outlook und der gesamten Microsoft 365-Suite ist beispiellos: interne Kommunikation, Rechteverwaltung und Co-Bearbeitung in Echtzeit funktionieren kohärent.

Der Speicher (1 TB pro Organisation, erweiterbar) ist in den meisten Microsoft 365 Business-Lizenzen enthalten, was die Grenzkosten für bereits ausgestattete Unternehmen nahezu null macht.

Benutzerfreundlichkeit

SharePoint bleibt das einfachste Werkzeug für Teams, die mit der Microsoft-Umgebung vertraut sind. Die Web-Oberfläche von SharePoint Online wird von Nutzern nicht geschätzt, wird aber im Alltag durch Ketl ersetzt.

Die Synchronisation über OneDrive ist robust und integriert sich nativ in den Windows-Datei-Explorer. Nutzer können weiterhin auf ihre Dateien auf traditionelle Weise zugreifen, was die Lernkurve gering hält. Die Administration (Verwaltung von Sites, Berechtigungen, Hubs) kann jedoch bei großem Maßstab komplex werden, wenn bewährte Praktiken nicht eingehalten werden.

Wartung

Auf Kundenseite nahezu null: Microsoft verwaltet Updates, Sicherheit und Infrastruktur. Das ist einer der Hauptvorteile für KMU ohne interne IT.

Die entscheidende Einschränkung: Cloud Act und Souveränität

Microsoft ist ein amerikanisches Unternehmen. Es unterliegt dem Cloud Act. Selbst bei der Wahl Schweizer oder europäischer Rechenzentren können Sie vertraglich nicht ausschließen, dass Daten für Support- oder Verarbeitungsvorgänge auf Server außerhalb der Schweiz übertragen werden: Microsoft erkennt dies in seinen allgemeinen Geschäftsbedingungen an.

Für wen geeignet: Unternehmen ohne sensible Daten unter Berufsgeheimnis, bereits im Microsoft-Ökosystem, mit Priorität auf Einfachheit und Produktivität.

Für wen problematisch: Anwälte, Ärzte, Treuhänder, Banken, jede Organisation, die Daten verwaltet, deren unbefugte Offenlegung ihre strafrechtliche Haftung begründen kann.

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kDrive (Infomaniak): Schweizer Souveränität zu wettbewerbsfähigem Preis

Ein Schweizer Anbieter mit echter Infrastruktur

kDrive wird von Infomaniak entwickelt und betrieben, einem 1994 gegründeten Genfer Unternehmen. Seine Rechenzentren befinden sich in der Schweiz, werden zu 100 % mit erneuerbaren Energien betrieben, und die erzeugte Wärme wird zur Heizung wiederverwendet. Infomaniak veröffentlicht jährlich einen geprüften Umweltbericht. Der Ruf von Infomaniak ist ausgezeichnet und seine Maßnahmen zugunsten von Umwelt und europäischer technologischer Souveränität sind konkret.

Infomaniak unterliegt ausschließlich Schweizer Recht. Der US-amerikanische Cloud Act findet daher keine Anwendung. Die Daten werden nicht in Drittländer übertragen. Das ist der grundlegende Unterschied zu SharePoint, der für regulierte Berufe entscheidend ist.

Benutzerfreundlichkeit

Die Oberfläche von kDrive ist modern und intuitiv. Der Desktop-Synchronisationsclient läuft auf Windows, macOS und Linux. Die kSuite integriert Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Messaging. Das ist eine glaubwürdige und vollständige Alternative zu Microsoft 365, auch wenn das Ökosystem an Erweiterungen und Drittintegrationen weniger entwickelt ist. Seit Kurzem integrieren Business- und Enterprise-Versionen auch Microsoft Online, was nützlich ist, wenn Dateien mit der in der kSuite angebotenen Open-Office-Version Probleme bereiten.

Zum Preisvergleich: kSuite mit 3 TB Speicher pro Nutzer wird zu etwa einem Drittel des Preises einer gleichwertigen Microsoft 365 Business-Lizenz angeboten.

Wartung

Wie SharePoint ist kDrive ein verwalteter Dienst: keine infrastrukturelle Wartung auf Kundenseite. Updates werden von Infomaniak verwaltet. Die Zuverlässigkeit ist gut, mit einigen dokumentierten Synchronisationsvorfällen, die wir im Produktionsbetrieb erlebt haben. Diese sind hauptsächlich auf das Fehlen nativer Webhooks zurückzuführen, was den Client zwingt, den Server periodisch abzufragen, anstatt in Echtzeit benachrichtigt zu werden. Infomaniak arbeitet an diesem Thema.

DSGVO und Berufsgeheimnis

kDrive erfüllt die Anforderungen des revDSG und der DSGVO für ein Hosting in der Schweiz durch einen Schweizer Betreiber. Infomaniak kann DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) unterzeichnen. Für Berufe mit Berufsgeheimnis ist das eine ernsthafte Option, vorausgesetzt, die branchenspezifischen Vertragsklauseln werden mit Ihrem Juristen geprüft.

Für wen geeignet: Schweizer KMU mit Blick auf Souveränität, freie Berufe, Organisationen, die das amerikanische Ökosystem verlassen wollen, ohne ihr Budget zu sprengen oder eine Infrastruktur verwalten zu müssen.

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Nextcloud: vollständige Souveränität, für wer die Mittel hat

Das Prinzip: Sie kontrollieren alles

Nextcloud ist eine Open-Source-Software, die Sie auf Ihrer eigenen Infrastruktur installieren: ein Server in Ihren Räumlichkeiten, ein Schweizer Rechenzentrum Ihrer Wahl oder bei einem spezialisierten Hoster. Kein Dritter hat Zugriff auf Ihre Daten. Das ist die einzige der drei Lösungen, die vollständige technische Souveränität bietet, ohne Abhängigkeit von einem externen Anbieter für die Datenverwaltung.

Nextcloud wird vom Euro-Office-Projekt unterstützt, einer europäischen Initiative, die eine souveräne Alternative zu Microsoft Office anbieten will. Das ist ein starkes politisches und industrielles Signal für seine Nachhaltigkeit.

Benutzerfreundlichkeit

Für Endnutzer ist die Erfahrung vergleichbar mit kDrive: saubere Web-Oberfläche, Desktop- und Mobile-Clients, Dateifreigabe, Kalender, Kontakte. Die Qualität der Erfahrung hängt jedoch stark von der Qualität der Bereitstellung und Konfiguration ab. Ein schlecht konfiguriertes Nextcloud ist langsam und instabil. Gut konfiguriert übertrifft es die anderen hier besprochenen Lösungen in der Leistung.

Für Administratoren ist die Lernkurve real. Die Verwaltung von Updates, Plugins, Datenbank und Sicherheit erfordert technische Kompetenzen, die viele KMU intern nicht haben.

Wartung: der kritische Punkt

Hier hebt sich Nextcloud für viele Organisationen negativ ab. Größere Updates müssen geplant und getestet werden. Drittanbieter-Plugins können zwischen Versionen brechen. Ohne interne IT-Kompetenz oder einen vertrauenswürdigen Dienstleister übersteigen die Wartungskosten schnell die eingesparten Lizenzkosten.

Eine Alternative: die Bereitstellung einem spezialisierten Nextcloud-Hoster anvertrauen (es gibt solche in der Schweiz). Sie gewinnen einen Teil der Souveränität zurück, ohne die gesamte Wartung zu übernehmen. Der Preis bleibt angemessen und erspart Ihnen, Ihre Zeit mit der Verwaltung Ihrer Datenspeicherung statt mit der Arbeit für Ihre Kunden zu verbringen: Das ist die Lösung, die wir kleinen und mittleren Strukturen empfehlen.

DSGVO, revDSG und Berufsgeheimnis

Selbstgehostetes Nextcloud in Ihren eigenen Räumlichkeiten oder in einem Schweizer Rechenzentrum Ihrer Wahl ist die rechtlich solideste Lösung. Sie sind Betreiber und Hoster: keine Datenweitergabe an Dritte, kein Cloud Act, kein Transfer in unerwünschte Drittländer. Das ist das Kontrollniveau, das bestimmte regulierte Berufe oder sensible öffentliche Mandate erfordern.

Sicherheit ist nie automatisch. Obwohl potenziell die sicherste und vertraulichste Lösung, ist Nextcloud keine "Plug-and-Play"-Lösung für Compliance. Die Sicherheit hängt von Ihrer Konfiguration ab: Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS-Zertifikatsverwaltung, Backup-Richtlinie, Zugriffsprotokolle. Eine schlecht gesicherte Nextcloud-Installation ist riskanter als ein gut konfiguriertes SharePoint. Fragen Sie Ihren Anbieter vor dem Start nach klaren Antworten zur Verschlüsselung und zu Backups.

Für wen geeignet: Organisationen mit interner IT-Kompetenz oder einem vertrauenswürdigen technischen Partner, starken Souveränitätsanforderungen (öffentlicher Sektor, regulierte Berufe mit hohem Rechtsrisiko) und der Bereitschaft, in die Ersteinrichtung zu investieren.

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Vergleichstabelle

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FAQ

Schützt die Speicherung meiner SharePoint-Daten in einem Schweizer Rechenzentrum vor dem Cloud Act?

Nein. Der Cloud Act gilt für Microsoft als amerikanisches Unternehmen, unabhängig vom physischen Standort der Server. In der Schweiz über SharePoint gehostete Daten bleiben für US-Behörden technisch zugänglich, wenn Microsoft eine rechtliche Anordnung erhält. Schweizer Hosting reduziert andere Risiken (Latenz, anwendbares Recht für Zivilstreitigkeiten), neutralisiert aber nicht den Cloud Act.

Kann ein Anwalt oder Arzt SharePoint in der Schweiz rechtmäßig nutzen?

Die Nutzung von SharePoint bleibt möglich, birgt aber ein Restrisiko für Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Mehrere kantonale Anwaltskammern und die FMH haben Empfehlungen zu diesem Thema veröffentlicht. Die vorsichtige Position ist, für sensible Daten einen Hoster zu wählen, der ausschließlich Schweizer Recht unterliegt. Konsultieren Sie Ihren Berufsverband und einen spezialisierten Juristen für Ihre spezifische Situation.

Ist Nextcloud wirklich kostenlos?

Die Software ist Open Source und kostenlos. Die tatsächlichen Kosten entstehen durch Bereitstellung, Wartung, Infrastruktur und Support. Für ein KMU mit 20 Personen ohne interne IT kommt ein Nextcloud bei einem spezialisierten Schweizer Hoster typischerweise auf CHF 5 bis CHF 40 pro Nutzer und Monat, also ein Preis vergleichbar mit kDrive oder Microsoft 365 je nach gewählten Optionen.

Ist kDrive mit der DSGVO für europäische Kunden kompatibel?

Ja. Die Schweiz wird von der EU als Land anerkannt, das für Datentransfers aus dem EWR ein angemessenes Schutzniveau bietet. Infomaniak kann auch Standardvertragsklauseln (SCC) für spezifische Verarbeitungen unterzeichnen, die dies erfordern.

Kann man von SharePoint zu kDrive oder Nextcloud migrieren, ohne alles zu verlieren?

Ja, aber die Migration erfordert ernsthafte Planung. Zugriffsrechte, Workflows und Integrationen migrieren nicht automatisch. Rechnen Sie mit einem Projekt von 4 bis 12 Wochen je nach Volumen und Komplexität Ihrer aktuellen Organisation.

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Fazit

Die beste Lösung ist diejenige, die Ihrem rechtlichen, technischen und budgetären Kontext entspricht.

Wenn Sie ein KMU ohne sensible Daten sind und bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten, ist SharePoint in Bezug auf Produktivität und Einfachheit schwer zu schlagen.

Wenn Sie einen regulierten Beruf ausüben oder Daten verwalten, die dem Schweizer Berufsgeheimnis unterliegen, ist kDrive der zugänglichste Kompromiss zwischen Souveränität, Kosten und Benutzerfreundlichkeit.

Wenn Sie über technische Ressourcen und ein Bedürfnis nach maximaler Kontrolle verfügen, ist Nextcloud die einzige Option, die Ihnen vollständige Kontrolle über Ihre Infrastruktur gibt.

Konkreter nächster Schritt: Vor der Entscheidung kartieren Sie Ihre Daten nach Sensibilitätsniveau (öffentliche Daten, personenbezogene Daten, dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten). Diese Kartierung allein reicht oft aus, um eine oder zwei Optionen auszuschließen. Wenn Ihre Dokumente zusätzlich zum souveränen Speicher eine intelligente Verarbeitung benötigen, integriert sich Ketl nativ in alle drei Lösungen, um Klassifizierung und Dokumentensuche zu automatisieren.

Benötigen Sie Hilfe bei der Bewertung Ihrer Situation oder der Vorbereitung einer Migration? Wir begleiten Schweizer KMU und Freiberufler seit 2019 bei ihrer digitalen Transformation. Kontaktieren Sie uns oder contact@ketl.ch

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Quellen:

• Cloud Act - offizieller Text (Congress.gov)
• revDSG - Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDÖB)
• Nextcloud Euro-Office-Initiative
• Infomaniak - Ökologisches Engagement und Souveränität

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