Kofax Express, CaptureBites und Ketl: funktionaler Vergleich

Zusammenfassung

Ein Kofax Express (umbenannt in Tungsten Express) plus CaptureBites Stack erfasst gescannte Dokumente, trennt sie per Barcode-Lesung, extrahiert Metadaten und generiert dann Exportdateien in einem massgeschneiderten Format für eine Dritt-DMS oder ein ERP. Ketl erfüllt denselben geschäftlichen Bedarf, Dokumente trennen, identifizieren und exportieren, aber mit einem anderen Mechanismus: die KI liest den Inhalt jedes Dokuments, statt sich auf gedruckte Barcodes zu verlassen. Dieser Artikel beschreibt Funktion für Funktion, was Ketl heute nativ abdeckt, was den Mechanismus wechselt, und was ein Implementierungsprojekt erfordert.

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Einleitung

Ein Dokumentenerfassungs-Workflow rund um Kofax Express und CaptureBites-Module erfüllt einen präzisen Bedarf: gescannte Dokumentenlose in indexierte Dateien umzuwandeln, bereit für den Import in ein DMS oder ein Buchhaltungssystem. Die Dokumententrennung stützt sich typischerweise auf gedruckte Barcodes oder andere zwischen die einzelnen Stücke eingefügte Trennmarken. Die Metadatenextraktion liest dieselben Codes, dann generiert ein Export-Connector die Dateien im exakten Format, das das Zielsystem erwartet.

Dieser Artikel vergleicht die Funktionen dieser Lösungen mit dem, was Ketl mit seiner Plattform bietet. Manche Funktionen finden sich in anderer Form wieder, andere haben kein natives Äquivalent bei Ketl und erfordern eine massgeschneiderte Entwicklung. Das Ziel ist eine ehrliche Grundlage für die Bewertung eines Ersatzes, nicht das Versprechen einer vollständigen funktionalen Gleichwertigkeit.

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Die Kofax Express plus CaptureBites Umgebung, Funktion für Funktion

Dokumentenempfang

Kofax Express überwacht typischerweise einen Netzwerkordner oder ein E-Mail-Postfach, importiert automatisch eingehende Dateien (PDF, TIFF), und kann die Quelldatei nach Abschluss der Verarbeitung löschen. Dieser Prozess läuft konstant im Hintergrund, ohne offene Benutzersitzung.

Dokumententrennung per Barcode

Die Kofax-Express-Engine erkennt physische Barcodes, typischerweise vom Typ Code 39 oder Code 128, gedruckt auf Trennblättern zwischen den Dokumenten eines Scan-Loses. Jeder erkannte Code löst die Erstellung eines neuen Dokuments im Verarbeitungsablauf aus.

Bildverarbeitung

Das Los profitiert von einer automatischen Bereinigung: Geraderichten schräg gescannter Seiten, Zuschneiden der Ränder, Entfernen leerer Seiten, vor dem Extraktionsschritt.

Metadatenextraktion per Barcode und QR-Codes

Das CaptureBites-Modul MetaTool oder MetaServer liest die auf jedem Dokument vorhandenen Barcodes und QR-Codes. Der erste erkannte Code füllt in der Regel das Hauptindexfeld, die folgenden Codes füllen zusätzliche Sekundärfelder, potenziell bis zu mehreren Dutzend Feldern pro Los je nach Konfiguration.

Generierung der Exportdateien

Der CaptureBites-Folder-Connector generiert die Ausgabe im vom Zielsystem erwarteten Format: PDF- oder PDF/A-Datei pro Dokument, individuelle Metadatendateien (XML, TXT), und eine globale Indexdatei in einem vollständig konfigurierbaren Format und Encoding (zum Beispiel benutzerdefiniertes Trennzeichen, spezifisches Encoding). Diese Ausgabeflexibilität erlaubt es Kofax Express plus CaptureBites, sich mit verschiedenen DMS- oder Buchhaltungssystemen zu verbinden, einschliesslich älterer Systeme mit präzisen Formatanforderungen.

Connectoren zu Drittsystemen

Über den Export in einen Ordner hinaus bietet CaptureBites dedizierte Connectoren zu SAP R/3 und S/4HANA, M-Files, SharePoint, Alfresco, Box, OpenText Content Server und weiteren Systemen, jeweils als eigenständiges Modul verpackt.

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Funktionale Entsprechung bei Ketl

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Ein Wechsel des Ansatzes, nicht nur des Anbieters

Der wichtigste Punkt dieser Tabelle ist keine einzelne Zeile, sondern ein Wechsel der Logik. Kofax Express plus CaptureBites lösen das Problem der Dokumententrennung und -identifikation, indem sie sich auf physische Marker stützen, die der Nutzer vor dem Scan hinzufügt, auf Trennblättern gedruckte Barcodes. Ketl löst dasselbe Problem weiter vorne: die KI liest und versteht den Inhalt jedes empfangenen Dokuments, ohne physischen Marker, der gedruckt, aufgeklebt oder überprüft werden muss.

Dieser Unterschied hat eine konkrete Auswirkung auf den Arbeitsablauf. Kofax Express erfordert, Lose vor dem Scan vorzubereiten, Barcodes zu drucken und an der richtigen Stelle einzufügen, und dann zu überprüfen, dass die Lesung funktioniert hat. Bei Ketl ist ein per E-Mail empfangenes oder hochgeladenes Dokument bereits eine Einheit, die die KI direkt analysiert, ohne physischen Vorbereitungsschritt.

Dieser Unterschied hat auch eine ehrliche Grenze, die klar formuliert werden muss. In der Standardversion ist die Ketl-Benutzeroberfläche für die Bedürfnisse von KMU konzipiert. Sie ist nicht darauf ausgelegt, hohe Volumen standardisierter Dokumente im Produktionsmassstab zu verarbeiten, also genau den Fall, für den die Barcode-Lesung gedacht ist. Für diesen Fall gibt es zwei Wege: eine Reorganisation des vorgelagerten Ablaufs, sodass Dokumente bereits getrennt ankommen, oder ein Enterprise-Setup (Postbearbeitungszentren, Versicherungen), in dem Barcode- und QR-Code-Lesung mit der KI von Ketl gekoppelt wird. Diese Enterprise-Verarbeitung wird als Implementierungsprojekt geliefert und ausserhalb der Standardlizenz berechnet.

Der Funktionsumfang von Ketl ist zudem deutlich breiter. Die Erfassung von Informationen ist für ein Unternehmen ein zentrales Element, aber Ketl kann mehrere Produkte ersetzen:

• Elektronisches Dokumentenmanagement
• E-Mail-Verwaltung
• Aufgabenverwaltung
• CRM
• KI-Chat mit Kenntnis Ihrer Unternehmensdokumente

Diese Flexibilität ist besonders wichtig für KMU, die ihre IT-Umgebung und internen Prozesse modernisieren möchten. Eine Migration zu Ketl erlaubt häufig, die Anzahl unterschiedlicher Anbieter und die laufenden Kosten zu reduzieren.

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Eine moderne und flexible Umgebung

Kofax Express kombiniert mit CaptureBites bleibt, konzeptionell, auf die traditionelle Rolle einer Erfassungslösung beschränkt. Kofax Express ist eine Stapelscan-Anwendung, ausgerichtet auf Hochgeschwindigkeits-Scan, mit Echtzeitanzeige, Indexierung und Barcode-Erkennung. Die Losetrennung stützt sich auf Patch-Codes, Barcodes oder eingefügte leere Seiten. Alles, was auf den Export folgt, also Archivierung, Suche, E-Mail-Verwaltung, Aufgabenverfolgung oder Kundenbeziehung, liegt bei anderer Software, separat gekauft und gewartet. Genau hier verändert der Umfang von Ketl die Rechnung für ein KMU.

Die Lektüre dieser Tabelle erfordert eine methodische Anmerkung. Kofax Express und CaptureBites bilden ein leistungsfähiges Duo in ihrem Bereich, und ihr Ersatz durch Ketl beurteilt sich auf der Ebene der gesamten IT-Umgebung, nicht nur des Erfassungsbausteins. Ein KMU, das heute eine Scan-Software, deren Connector-Module, ein DMS, ein CRM und einen Speicherplatz addiert, findet sich mit entsprechend vielen Verträgen, Update-Zyklen und Support-Ansprechpartnern wieder. Die Konsolidierung dieser Bausteine auf einer einzigen Plattform reduziert mechanisch die Anzahl der Anbieter, der zu wartenden Integrationen und der laufenden Gesamtkosten.

Die Modernisierung zählt ebenso wie die Konsolidierung. Eine auf einem Windows-Arbeitsplatz installierte Erfassungssoftware setzt einen zu wartenden Gerätepark, zu migrierende Versionen und eine Abhängigkeit von einer physischen Maschine voraus, während eine Online-Plattform sich kontinuierlich weiterentwickelt und von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich bleibt. Die Vorteile einer KI, die den Inhalt versteht, kommen dann der gesamten Kette zugute, vom Dokumentenempfang bis zu seiner Suche Monate später, statt nur dem Indexierungsschritt.

Es bleibt die oft entscheidende Frage der Souveränität für regulierte Berufe. Der Wechsel in die Cloud lässt häufig einen Kontrollverlust über die Daten fürchten, eine berechtigte Sorge, wenn der Anbieter ausserhalb Europas hostet oder einer extraterritorialen Gesetzgebung unterliegt. Ketl antwortet auf diesen Punkt mit einem Hosting und KI-Modellen, die ausschliesslich in der Schweiz betrieben werden, in einem revDSG- und DSGVO-konformen Rahmen. Eine Anwaltskanzlei, eine Treuhandgesellschaft oder ein Vermögensverwalter behält damit die rechtliche Kontrolle über seine Daten, während die Betriebslast eines lokalen Servers entfällt. Modernisierung und Souveränität hören damit auf, ein Abwägen zu sein.

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FAQ

Liest Ketl Barcodes und QR-Codes wie CaptureBites MetaTool?

Nicht im Standardprodukt. Ketl extrahiert Metadaten, indem die KI den Dokumentinhalt liest. Wenn Barcodes oder QR-Codes tatsächlich Teil des Prozesses sind, typischerweise in Enterprise-Umgebungen mit hohem Volumen wie Postbearbeitungszentren oder Versicherungen, integriert Ketl diese Lesung neben seiner KI als Implementierungsprojekt, das ausserhalb der Standardlizenz berechnet wird.

Kann Ketl eine einzelne gescannte Datei mit mehreren Dokumenten aufteilen?

Ja, über einen anderen Mechanismus. Ketl nutzt keine Barcodes oder Trennmarken, sondern eine auf die Dokumentenaufteilung spezialisierte KI: sie erkennt die Trennstellen, und der Nutzer bestätigt diese, um das gescannte PDF in mehrere Dateien zu trennen. Das ist besonders interessant, wenn heute Zeit dafür verloren geht, Trennblätter vor dem Scan vorzubereiten und einzufügen.

Kann Ketl eine Exportdatei im exakten Format erzeugen, das unser aktuelles DMS oder unsere Buchhaltungssoftware erwartet?

Ketl bietet einen Standardexport im Excel-Format, der eine grosse Anzahl an Informationen umfasst und sich in anderer Software einfach weiterverarbeiten lässt. Ein spezifisches Zielformat oder eine API-Integration ist über die REST-API möglich und wird von unseren Beratern als Implementierungsprojekt begleitet, nicht als reine Konfiguration.

Welche Speicher-Connectoren unterstützt Ketl nativ?

SharePoint, kDrive (Infomaniak) und Nextcloud.

Welche Connectoren zu ERP- oder Branchensoftware sind verfügbar?

Wir bieten Connectoren für Winbiz, Odoo und Abacus. Bei Branchensoftware können wir Nischenlösungen nach Sektor anbieten, etwa ForenSys oder Vertec für Anwälte oder Notare. Wir entwickeln spezifische Connectoren, sofern der Markt dafür ausreichend gross ist.

Was ist der Vorteil, Kofax Express plus CaptureBites durch Ketl zu ersetzen, wenn manche Funktionen eine massgeschneiderte Entwicklung erfordern?

Auf der Erfassungsseite der Wegfall der Abhängigkeit von physischen Barcodes und der manuellen Losvorbereitung vor dem Scan. Darüber hinaus eine einzige Plattform, die einen deutlich breiteren Bedarf abdeckt (KI, DMS, CRM, E-Mails, Aufgaben), ein transparentes Lizenzmodell mit CHF 39 bis 89 pro Nutzer und Monat inklusive statt einer ewigen Lizenz nach Stufe plus separat berechneten CaptureBites-Modulen, und eine ausschliesslich in der Schweiz gehostete Infrastruktur statt Software, die an einen Windows-Arbeitsplatz oder -Server gebunden ist.

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Fazit

Kofax Express plus CaptureBites erfüllen einen realen Bedarf mit einem präzisen Mechanismus: physische Barcodes, um Dokumentenlose zu trennen und zu indexieren, dann ein konfigurierbarer Connector, um den vom Zielsystem erwarteten Export zu erzeugen. Ketl erfüllt denselben geschäftlichen Bedarf mit einem anderen Mechanismus, dem inhaltlichen Verständnis durch KI, was die Trennung, Klassifizierung und Extraktion für die Mehrheit der Dokumentenabläufe nativ abdeckt, ohne auf einen vorzubereitenden physischen Marker angewiesen zu sein.

Der Vergleich endet jedoch nicht beim Erfassungsbaustein. Kofax Express plus CaptureBites versorgen eine Kette, deren nachfolgende Glieder, DMS, Suche, E-Mail-Verwaltung, Aufgaben und CRM, anderswo beschafft und gewartet werden müssen. Ketl deckt diese Kette in einem einzigen Produkt ab, was erlaubt, die Anzahl der Anbieter, Integrationen und Wartungsverträge zu reduzieren, während eine heute von einem Windows-Arbeitsplatz oder -Server abhängige Umgebung modernisiert wird. Und dies ohne Kompromiss beim Datenstandort, da Hosting und KI-Modelle ausschliesslich in der Schweiz bleiben.

Die Entscheidung spielt sich also auf der Ebene der gesamten IT-Umgebung ab, nicht nur des Scan-Arbeitsplatzes. Die in diesem Artikel genannten funktionalen Lücken sind real und sollten anhand Ihres eigenen Ablaufs überprüft werden, wiegen aber gegen einen deutlich breiteren Funktionsumfang und ein einheitliches Lizenzmodell.

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Nächste Schritte

Wenn Sie Ketl bewerten und heute Kofax Express und CaptureBites einsetzen, helfen diese Fragen, die relevanten Punkte Ihrer Situation zu identifizieren:

• Erscheinen Ihnen die Kosten für lokales Hosting (Server, Wartung) angemessen im Verhältnis zu Nutzung und Produktivitätsgewinn?
• Wie hoch sind die Gesamtkosten Ihrer aktuellen Lösung (Ersteinführung, Lizenzen und durchschnittliche jährliche Wartung Ihres Anbieters)?
• Nutzen Sie Barcodes für mehr als die reine Trennung?
• Wenn Barcodes CRM- oder ERP-Informationen tragen, welche Felder genau?
• Welche Integrationen zu Drittsystemen oder ERPs bestehen?
• Wo liegen Ihre Dokumente? Falls in einem DMS, sind sie zugänglich und einfach exportierbar, oder läuft jeder Export über Ihren Anbieter?
• Beklagen sich Ihre Nutzer regelmässig darüber, für eine einzige Kundenanfrage mit mehreren Anwendungen zu jonglieren?

Auf Basis dieser Antworten kann unser Beraterteam nach einem kurzen Gespräch bestätigen, ob Ketl zu Ihrem Unternehmen passt. Bei bestätigter Passung erstellen sie ein detailliertes Angebot mit Festpreiszusage.

Ihren aktuellen Erfassungsablauf mit unserem Team besprechen Wir begleiten Schweizer KMU und regulierte Berufe seit 2019 in ihrer digitalen Transformation. Kontaktieren Sie uns oder contact@ketl.ch

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Verfasst von Christophe Vallois. Strukturiert und optimiert mit Ketl AI, unserer in der Schweiz gehosteten souveränen KI.

Kofax Express und Tungsten Express bezeichnen dasselbe Produkt vor und nach dem Rebranding im Januar 2024. Die für Kofax Express und CaptureBites beschriebene Funktionsweise spiegelt deren öffentliche Dokumentation wider; Details einer spezifischen Kundenkonfiguration wurden für diesen Artikel verallgemeinert. Ketl ist nicht mit den genannten Herausgebern verbunden, die hier informationshalber und vergleichend präsentiert werden.

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Quellen:

• CaptureBites, Folder Export Connector
• CaptureBites, MetaServer
• Kofax is now Tungsten Automation, offizielle Pressemitteilung

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